Privatlivspolitik

Boligorganisationen Tårnbyhuse (25980727) er dataansvarlig for de oplysninger vi indsamler om dig, og vi sikrer at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Vi tager din databeskyttelse alvorligt, og vi har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der fortæller dig hvordan vi behandler dine data.

Kontaktoplysninger

Hvis du ønsker at kontakte os angående vores behandling af dine personoplysninger, kan du gøre det på:

Amager Landevej 30, 1 2770 Kastrup

oekonomi@taarnbyhuse.dk

Behandling af personoplysninger

Personoplysninger er alle slags informationer, der i et eller andet omfang kan henføres til dig. Hvis du ikke ønsker at vi behandler disse oplysninger, kan det være problematisk at opretholde og imødekomme eventuelt indgåede aftaler og retslige forpligtelser.

Datasikkerhed

Vi har truffet passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre dine oplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret videregivelse eller uautoriseret adgang. Vi sikrer, at behandlingen kun kan finde sted, når alle databeskyttelsesprincipper er opfyldt.

Vi holder data ajour

Da vores service er afhængig af, at dine personoplysninger er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine personoplysninger. Du kan benytte kontaktoplysningerne ovenfor til at meddele os dine ændringer, så sørger vi for at opdatere dine personoplysninger. ’

Kontakt og service

Når du henvender dig til os pr. mail, telefon, kontaktformular på beboerwebben eller pr. almindeligt brev, behandler vi følgende oplysninger om dig:

Dine kontaktoplysninger samt indholdet af din henvendelse.

Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er, at vi gerne vil yde dig en god service og behandle din henvendelse.

Vi behandler disse oplysninger på følgende behandlingsgrundlag:

Du har samtykket til, at vi må behandle dine oplysninger (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a)
Vi behandler dine oplysninger for at kunne yde dig en service i forbindelse med en kontrakt (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b)
Vi behandler dine oplysninger ud fra en legitim interesse i at kunne besvare dine spørgsmål og eventuel indgå en uddybende samtale for at kunne afdække dine behov (databeskyttelsesforordningens art 6, stk. 1 litra f)

Dine personoplysninger slettes, når formålet med opbevaringen af personoplysningerne ikke længere er gældende. Dette vurderes konkret ud fra den specifikke henvendelse og henvendelsens karakter. Vi behandler dine personoplysninger, så længe vi har en korrespondance med dig. Når korrespondancen er afsluttet, og indholdet af denne ikke giver anledning til yderligere handling, slettes dine oplysninger, der måtte fremgå af korrespondancen.

Potentielle lejere (ansøgere)

For at du kan være potentiel lejer hos os, er det nødvendigt, at vi indsamler følgende personoplysninger om dig:

Navn, Adresse, fødselsdato, Email, telefonnummer, civile status, boligforhold.
Dit CPR-nummer registreres i vores eget boligadministrative system, og vi anvender alene CPR-nummeret i forbindelse med opgaver relateret til boligsøgende, beboere og/eller fraflyttede beboere i Tårnbyhuse.

Vi indsamler personoplysninger om potentielle lejere til følgende formål:

Muligt fremtidigt udlejning til dig
Vi skal endvidere bruge oplysningerne, når vi skal kontakte dig om betaling af gebyr, således at du kan bevare din plads på ventelisten.
De oplysninger, du giver os, bliver kun brugt i forbindelse med vores administration af ventelisten samt den eventuelle senere udlejning af bolig til dig

Vi indsamler disse oplysninger på følgende retsgrundlag:

Der er tale om en Interesseafvejning, da begge parter er interesseret i et fremtidigt lejeforhold
Retsgrundlaget for behandlingen af ovennævnte personoplysninger er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, ifølge hvilken vi kan behandle dine personoplysninger, hvis det er nødvendigt af hensyn til en legitim interesse, og dine interesser ikke går forud herfor.
Vi behandler endvidere oplysninger om betaling af ventelistegebyr, herunder om betaling sker via betalingsservice eller giroindbetalingskort. Retsgrundlaget databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, idet oplysningerne er nødvendige for at kunne opfylde den aftale om betaling af ventelistegebyr, vi har indgået med dig.
Vores legitime interesser er, at vi skal kunne identificere dig og dine boligpræferencer, således at vi kan tilbyde dig en passende bolig samt kontakte dig om nyheder relateret til din boligsøgning

Vi opbevarer oplysningerne i det tidsrum lovgivningen tillader, og vi sletter dem når de ikke længere er nødvendige. Perioden afhænger af karakteren af oplysningen og baggrunden for opbevaringen. Typisk vil oplysninger vedr. potentielle kunder blive slettet efter aftalens ophør eller når korrespondancen anses for ikke at være relevant længere.

Oplysningerne slettes, når det ikke er relevant at opbevare dem, dog senest en betalingsperiode efter der ikke længere er betalt gebyr. Oplysninger om tidligere betalinger opbevares i 5 år plus indeværende år jf. bogføringsloven.

Leverandører og samarbejdspartnere

For at være leverandør og samarbejdspartner hos os, er det nødvendigt at, vi indsamler følgende personoplysninger om dig:

Navn, adresse, email, stilling, cvr.nr., bank oplysninger

Vi indsamler personoplysninger om leverandører og samarbejdspartnere til følgende formål:

Behandling af vores køb/ydelser
Administration af din relation til os

Vi indsamler disse oplysninger på følgende retsgrundlag:

Virksomhedens legitime interesse jf. databeskyttelsesforordningen art. 6 stk. 1 litra f, som er at betale for indkomne fakturaer fra leverandør, nødvendiggør behandlingen af disse personoplysninger, og virksomheden forsikrer at imødekommelse af den legitime interesse ikke vil gå udover den registreredes rettigheder.

Vi opbevarer oplysningerne i det tidsrum lovgivningen tillader, og vi sletter dem når de ikke længere er nødvendige. Perioden afhænger af karakteren af oplysningen og baggrunden for opbevaring. Typisk vil oplysninger vedr. leverandører og samarbejdspartnere blive slettet efter aftalens ophør.

indeværende år + 5 år i henhold til bogføringsloven

Jobansøgere

Når vi modtager din ansøgning, vil den blive gennemlæst og behandlet efter nedenstående forskrifter.

Ansøgningen med bilag bliver delt internt med relevant personale i forbindelse med rekrutteringsprocessen.

Personoplysninger som fremkommer i rekrutteringsprocessen, vil blive behandlet på følgende behandlingsgrundlag:

Samtykke: er givet af ansøgeren i forbindelse med indlevering/indsendelse af CV og ansøgning. Hvis vi ønsker at kontakte en af dine referencer, vil samtykke forinden blive indhentet.

Interesseafvejning: Det er i boligorganisationens og den registreredes interesse at personoplysninger bliver behandlet i forbindelse med rekrutteringsprocessen.

Vi gemmer din ansøgning 6 måneder efter rette kandidat er fundet, og rekrutteringsprocessen bliver afsluttet. Herefter vil din ansøgning med bilag blive slettet.

Ved uopfordrede ansøgninger vil der allerede ved modtagelsen blive taget stilling til om ansøgeren kan tilbydes en stilling i boligorganisationen og der vil blive fremsendt et svar umiddelbart herefter. Det er boligorganisationens politik ikke at have en jobbank, vi gemmer derfor ikke uopfordrede ansøgninger. Se i øvrigt boligorganisationens ””Politik for indsamling af persondata i forbindelse med rekruttering” på vores hjemmeside under ledige stillinger.

Øvrige oplysninger om behandling

Sikkerhed

Vi har truffet passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger til at forhindre at dine oplysninger hændeligt eller ulovligt bliver slettet, offentliggjort, fortabt, forringet eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen. Den dataansvarlige sikrer sig, at behandlingen kun kan finde sted, når alle databeskyttelsesprincipper er opfyldt. Jf. Databeskyttelsesforordningen artikel 5.

Al datatransmission og lagring af personoplysninger sker krypteret, der er etableret backup og genetableringsprocedure for alle servere, adgang af personoplysninger er baseret på bruger-ID og et personligt password m.v.].

Visse oplysninger opbevares hos vores databehandlere i forbindelse med de drifts- og it-sikkerhedsmæssige opgaver. Opbevaring af oplysningerne hos eksterne samarbejdspartnere (vores databehandlere) er undergivet reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven, og

der er indgået databehandleraftaler med databehandlerne, der skal sikre, at dine oplysninger bl.a. ikke kommer uvedkommende i hænde

Videoovervågning

Som led i sikkerhedsforanstaltningerne omkring Boligorganisationen Tårnbyhuses fysiske rammer, er der videoovervågning på forskellige områder. Det kan derfor ske, at vi optager en video af dig. Det er skiltet i det konkrete område, hvis der er videoovervågning. Boligorganisationen vil til enhver tid sikre, at al brug af videoovervågning, vil ske i overensstemmelse med tv-overvågningsloven.

I det tilfælde, hvor videoovervågning benyttes ved vej, gade, plads eller lignende områder, som benyttes til almindelig færdsel, så vil G4S registrere det i politiets register over tv-overvågningskameraer (POLCAM).

Alle optagelser gemmes i 14 dage, hvorefter de slettes, medmindre konkrete forhold gør det nødvendigt at opbevare oplysningerne længere.

Dataminimering

Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de personoplysninger, der er nødvendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål. Derudover kan det være bestemt ved lovgivning, hvilken type oplysninger, der er nødvendige at indsamle og opbevare for vores forretningsdrift. Typen og omfanget af de oplysninger, vi behandler, kan også være bestemt af behovet for at opfylde en kontrakt eller en anden retlig forpligtelse.

Vi holder data ajour

Da vores service er afhængig af, at dine data er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine data. Du kan benytte kontaktoplysningerne ovenfor til at meddele os dine ændringer, så sørger vi for at opdatere dine persondata. Hvis vi selv bliver opmærksomme på, at data ikke er korrekte, opdaterer vi oplysningerne og giver dig meddelelse om dette.

Vi anvender primært databehandlere i EU. Derudover sker der overførsel til Microsoft og Box, som begge er beliggende i USA. Denne overførsel finder sker på baggrund af indgået SCC-kontrakter og der er foretaget en Transfer Impact Assesment (TIA) på overførslen.

Fælles dataansvar (Ved brug af sociale medier)

Vi bruger følgende sociale medier Facebook, som er kategoriseret som fælles dataansvarlige. Fælles dataansvar betyder, at der ikke videregives personoplysninger, men at begge parter er ansvarlige for formålet for og behandlingen af personoplysninger.

Hvis der offentliggøres kundeudtalelser eller lignende, bruges hjemlen: Samtykke.

Dine rettigheder

Du kan ved henvendelse til kontaktoplysningerne øverst på siden:

få indsigt i dine personoplysninger
få berigtiget dine registrerede personoplysninger
få slettet personoplysninger om dig selv
få begrænset behandlingen af dine personoplysninger.
få udleveret dine personoplysninger (dataportabilitet) mhp. at overflytte til en anden dataansvarlig
gøre indsigelse mod behandlingen

Hvis du giver samtykke til os, er dit samtykke frivilligt, og det har ingen konsekvenser for dig, hvis samtykke ikke gives, kun er givet til enkelte punkter eller senere tilbagekaldes.

Tilbagekaldelse af samtykket kan ske til enhver tid ved at benytte kontaktoplysningerne ovenfor.

Når du henvender dig med en anmodning om at gøre brug af ovenstående rettigheder, vil vi svare dig indenfor en måned. Hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning, får du en begrundelse for det.

For at gøre brug af dine rettigheder, eller hvis du har spørgsmål til ovenstående, kan du henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst på siden.

Hvis du efterfølgende er utilfreds med måden, hvorpå vi behandler dine oplysninger, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet.