Privatlivspolitik

Boligorganisationen Tårnbyhuse (25980727) er dataansvarlig for de oplysninger vi indsamler om dig, og vi sikrer at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Vi tager din databeskyttelse alvorligt, og vi har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der fortæller dig hvordan vi behandler dine data.

Kontaktoplysninger

Hvis du ønsker at kontakte os angående vores behandling af dine personoplysninger, kan du gøre det på:

Amager Landevej 30, 1 2770 Kastrup

oekonomi@taarnbyhuse.dk

Behandling af personoplysninger

Personoplysninger er alle slags informationer, der i et eller andet omfang kan henføres til dig. Hvis du ikke ønsker at vi behandler disse oplysninger, kan det være problematisk at opretholde og imødekomme eventuelt indgåede aftaler og retslige forpligtelser.

Potentielle lejere (ansøgere)

For at du kan være potentielle lejere hos os, er det nødvendigt, at vi indsamler følgende personoplysninger om dig:

• Navn, Adresse, fødselsdato, Email, telefonnummer, civile status, boligforhold.

Vi indsamler personoplysninger om potentielle lejere til følgende formål:

• Muligt fremtidigt udlejning til dig
• Vi skal endvidere bruge oplysningerne, når vi skal kontakte dig om betaling af gebyr, således at du kan bevare din plads på ventelisten.
• De oplysninger, du giver os, bliver kun brugt i forbindelse med vores administration af ventelisten samt den eventuelle senere udlejning af bolig til dig

Vi indsamler disse oplysninger på følgende retsgrundlag:

• Der er tale om en Interesseafvejning, da begge parter er interesseret i et fremtidigt lejeforhold
• Retsgrundlaget for behandlingen af ovennævnte personoplysninger er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, ifølge hvilken vi kan behandle dine personoplysninger, hvis det er nødvendigt af hensyn til en legitim interesse, og dine interesser ikke går forud herfor.
• Vi behandler endvidere oplysninger om betaling af ventelistegebyr, herunder om betaling sker via betalingsservice eller giroindbetalingskort. Retsgrundlaget databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, idet oplysningerne er nødvendige for at kunne opfylde den aftale om betaling af ventelistegebyr, vi har indgået med dig.
• Vores legitime interesser er, at vi skal kunne identificere dig og dine boligpræferencer, således at vi kan tilbyde dig en passende bolig samt kontakte dig om nyheder relateret til din boligsøgning.

Vi opbevarer oplysningerne i det tidsrum lovgivningen tillader, og vi sletter dem når de ikke længere er nødvendige. Perioden afhænger af karakteren af oplysningen og baggrunden for opbevaringen. Typisk vil oplysninger vedr. potentielle kunder blive slettet efter aftalens ophør eller når korrespondancen anses for ikke at være relevant længere.

• Oplysningerne slettes, når det ikke er relevant at opbevare dem, dog senest en betalingsperiode efter der ikke længere er betalt gebyr. Oplysninger om tidligere betalinger opbevares i 5 år plus indeværende år jf. bogføringsloven.

Leverandører og samarbejdspartnere

For at være leverandør og samarbejdspartner hos os, er det nødvendigt at, vi indsamler følgende personoplysninger om dig:

• Navn, adresse, email, stilling, cvr.nr., bank oplysninger

Vi indsamler personoplysninger om leverandører og samarbejdspartnere til følgende formål:

• Behandling af vores køb/ydelser
• Administration af din relation til os

Vi indsamler disse oplysninger på følgende retsgrundlag:

• Virksomhedens legitime interesse jf. databeskyttelsesforordningen art. 6 stk. 1 litra f, som er at betale for indkomne fakturaer fra leverandør, nødvendiggør behandlingen af disse personoplysninger, og virksomheden forsikrer at imødekommelse af den legitime interesse ikke vil gå udover den registreredes rettigheder.

Vi opbevarer oplysningerne i det tidsrum lovgivningen tillader, og vi sletter dem når de ikke længere er nødvendige. Perioden afhænger af karakteren af oplysningen og baggrunden for opbevaring. Typisk vil oplysninger vedr. leverandører og samarbejdspartnere blive slettet efter aftalens ophør.

• indeværende år + 5 år i henhold til bogføringsloven

Jobansøgere

Når vi modtager din ansøgning, vil den blive gennemlæst og behandlet efter nedenstående
forskrifter.

Ansøgningen med bilag bliver delt internt med relevant personale i forbindelse med rekrutteringsprocessen.

Personoplysninger som fremkommer i rekrutteringsprocessen, vil blive behandlet på følgende behandlingsgrundlag:

Samtykke: er givet af ansøgeren i forbindelse med indlevering/indsendelse af CV og ansøgning. Hvis vi ønsker at kontakte en af dine referencer, vil samtykke forinden blive indhentet.

Interesseafvejning: Det er i boligorganisationens og den registreredes interesse at personoplysninger bliver behandlet i forbindelse med rekrutteringsprocessen.

Vi gemmer din ansøgning 6 måneder efter rette kandidat er funder, og rekrutteringsprocessen bliver afsluttet. Herefter vil din ansøgning med bilag blive slettet.

Ved uopfordrede ansøgninger vil der allerede ved modtagelsen blive taget stilling til om ansøgeren kan tilbydes en stilling i boligorganisationen og der vil blive fremsendt et svar umiddelbart herefter. Det er boligorganisationens politik ikke at have en jobbank, vi gemmer derfor ikke uopfordrede ansøgninger. Se i øvrigt boligorganisationens ””Politik for indsamling af persondata i forbindelse med rekruttering” på vores hjemmeside under ledige stillinger.

Øvrige oplysninger om behandling

Sikkerhed

Vi har truffet passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger til at forhindre at dine oplysninger hændeligt eller ulovligt bliver slettet, offentliggjort, fortabt, forringet eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen. Den dataansvarlige sikrer sig, at behandlingen kun kan finde sted, når alle databeskyttelsesprincipper er opfyldt. Jf. Databeskyttelsesfor-ordningen artikel 5.

• Al datatransmission og lagring af personoplysninger sker krypteret, der er etableret backup og genetableringsprocedure for alle servere, adgang af personoplysninger er baseret på bruger-ID og et personligt password m.v.].
• Visse oplysninger opbevares hos vores databehandlere i forbindelse med de drifts- og it-sikker-hedsmæssige opgaver. Opbevaring af oplysningerne hos eksterne samarbejdspartnere (vores da-tabehandlere) er undergivet reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven, og
• der er indgået databehandleraftaler med databehandlerne, der skal sikre, at dine oplysninger bl.a. ikke kommer uvedkommende i hænde

Videoovervågning

Som led i sikkerhedsforanstaltningerne omkring Boligorganisationen Tårnbyhuses fysiske rammer, er der videoovervågning på området. Boligorganisationen vil til enhver tid sikre, at al brug af videoovervågning, vil ske i overensstemmelse med tv-overvågningsloven.

I det tilfælde, hvor videoovervågning benyttes ved vej, gade, plads eller lignende områder, som benyttes til almindelig færdsel, så vil G4S registrere det i politiets register over tv-overvågningskameraer (POLCAM).

Alle optagelser gemmes i 14 dage, hvorefter de slettes.

Dataminimering

Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de personoplysninger, der er nødvendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål. Derudover kan det være bestemt ved lovgivning, hvilken type oplysninger, der er nødvendige at indsamle og opbevare for vores forretningsdrift. Typen og omfanget af de oplysninger, vi behandler, kan også være bestemt af behovet for at opfylde en kontrakt eller en anden retlig forpligtelse.

Vi holder data ajour

Da vores service er afhængig af, at dine data er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine data. Du kan benytte kontaktoplysningerne ovenfor til at meddele os dine ændringer, så sørger vi for at opdatere dine persondata. Hvis vi selv bliver opmærksomme på, at data ikke er korrekte, opdaterer vi oplysningerne og giver dig meddelelse om dette.

Vi anvender primært databehandlere i EU. Derudover sker der overførsel til Microsoft og Box, som begge er beliggende i USA. Denne overførsel finder sker på baggrund af indgået SCC-kontrakter og der er fore-taget en Transfer Impact Assesment (TIA) på overførslen.

Fælles dataansvar (Ved brug af sociale medier)

Vi bruger følgende sociale medier Facebook, som er kategoriseret som fælles dataansvarlige. Fælles data-ansvar betyder, at der ikke videregives personoplysninger, men at begge parter er ansvarlige for formålet for og behandlingen af personoplysninger.

Hvis der offentliggøres kundeudtalelser eller lignende, bruges hjemlen: Samtykke.

Dine rettigheder

• Du har til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke data vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem der modtager data om dig i det omfang vi videregiver data i Danmark og i udlandet.
• Hvis du anmoder om det, kan vi oplyse dig om de data, vi behandler om dig. Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.
• Hvis du mener at de persondata vi behandler om dig er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes. Du bedes være præcis omkring din rettelse ellers vil det besværliggøre vores arbejde og kan i visse tilfælde føre til at vi ikke kan efterkomme din rettelse.
• I nogle tilfælde vil vi have en forpligtelse til at slette dine persondata. Det gælder fx, hvis du trækker et eventuelt afgivet samtykke tilbage. Hvis du mener, at dine data ikke længere er nød-vendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.
• Du har mulighed for at indgive en klage til Datatilsynet.
• Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata. Du kan også gøre indsigelse mod vores videregivelse af dine data til markedsføringsformål. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at standse behandlingen af dine persondata.
• Du har mulighed for at benytte dig af dataportabilitet, i fald du ønsker dine oplysninger flyttet til en anden dataansvarlig eller databehandler.
• Vi sletter af egen drift dine personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige for det formål de er indsamlet til, eller når vi ikke har en retslig grundlag til at opbevare dem længere.

Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.