BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER I HUSORDEN KLAGER

1. INDLEDNING

1.1

Boligorganisationen Tårnbyhuse skal sørge for, at der hersker god ro og orden i de administrerede boligafdelinger. Vi behandler klager fra beboere således, at vi i nødvendigt omfang kan agere over for de beboere, der bl.a. tilsidesætter god skik og orden. Reglerne for god skik og orden følger den for afdelingernes husorden og almenlejeloven.

1.2

I forbindelse med vores håndtering af klagesager behandler vi en række personoplysninger elektronisk, hvilket vi er forpligtet til, at orientere nærmere om, herunder hvilke oplysninger vi indhenter, registrerer eller i øvrigt behandler og formålet hermed mv.

2. FORMÅL MV.

2.1

Hvis en beboer ønsker at klage over en anden beboer, bliver klageren bedt om at opgive en række personoplysninger. Oplysningerne er nødvendige for, at vi kan oprette en klagesag og tage stilling til det, der klages over. Vi skal desuden bruge oplysningerne, så vi eventuelt kan kontakte klager om sagen og det videre forløb. 2.2 Derudover behandler vi oplysninger om den beboer, der klages over, samt eventuelle vidner. Oplysningerne er ligeledes nødvendige for, at vi kan oprette en klagesag og tage stilling til det, der klages over. Vi skal desuden bruge oplysningerne, så vi eventuelt kan kontakte den indklagede om sagen og det videre forløb.

3. PERSONOPLYSNINGER OG BEHANDLINGSGRUNDLAG

3.1

Som led i håndteringen af klagesager behandler vi følgende oplysninger om klager og eventuelle vidner:

• Navn

• Adresse

• Bolignummer

• E-mailadresse

• Telefonnummer

• Dato/tidspunkt for hændelsen, der klages over

• Klageskema via e-mail fra vores hjemmeside

3.2

Om indklagede behandler vi oplysninger om:

• Navn

• Adresse

• Bolignummer

• Dato/tidspunkt for hændelsen, der klages over

• Øvrige oplysninger relateret til hændelsen, der klages over

3.3

Retsgrundlaget

3.3.1

Den overordnede juridiske ramme for husordensklager findes i almenlejeloven. Tilsidesættelse af husordenen kan bl.a. medføre en påmindelse, at sagen indbringes for beboerklagenævnet, at lejeforholdet opsiges eller – i yderste konsekvens – at lejeforholdet ophæves. Det er derfor nødvendigt for Tårnbyhuse at behandlede personoplysninger, der er nævnt under punkt 3.3.2 og 3.3.3 for at afgøre, om et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

3.3.2

Retsgrundlaget for behandling af almindelige personoplysninger (fx oplysninger om navn og adresse, støjgener, tidspunkt for episoden, oplysninger om vidners identitet mv.) er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet Tårnbyhuse forfølger den legitime interesse, at behandlingen er nødvendig for at afgøre, om et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

3.3.3

Retsgrundlaget for Tårnbyhuses behandling af oplysninger om strafbare forhold (fx voldsepisoder) er databeskyttelseslovens § 8, stk. 5, jf. databeskyttelseslovens § 7, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f.

4. KATEGORIER AF MODTAGERE

4.1

Oplysningerne fra klagesagen kan fx tilgå beboerklagenævnet, hvis sagen indbringes herfor. Ligeledes vil oplysningerne f.eks. kunne tilgå boligretten, der bl.a. kan tage stilling til, om opsigelsen eller ophævelsen af et lejemål er berettiget. Retsgrundlaget er i så fald det samme som nævnt under punkt 3.3 ovenfor.

4.2

Personoplysninger kan også tilgå advokat. Det kan fx være, hvis Tårnbyhuse har brug for juridisk bistand i en konkret sag, og hvor de relevante personoplysninger derfor skal bruges. Retsgrundlaget er i så fald det samme som nævnt under punkt 3.3 ovenfor.

5. SLETNING

5.1

Klagesagerne slettes senest samtidig med, at der enten er en afgørelse i sagen eller på anden vis er afklaret imellem klager og påklagede. Hvis der ikke har været yderligere klager i samme sag i det efterfølgende 1 år fra sagens oprindelse, vil klagen blive slettet.

5.2

Vi sletter dog ikke oplysninger, hvis vi er forpligtede efter lovgivningen til at opbevare dem, eller hvis det er nødvendigt af hensyn til retskrav mv., fx i forbindelse med en verserende sag ved boligretten eller som følge af økonomiske udeståender med indklagede.

5.2.1

Du er som beboer berettiget til at anmode om sletning af dine personoplysninger. Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. Det bemærkes dog, at indklagede ikke vil have ret til at få slettet oplysninger modtaget fra klager, blot fordi indklagede er uenige i indholdet af klagen.

6. INFORMATION OM RETTIGHEDER MV.

6.1

Som beboer har du efter databeskyttelseslovgivningen nogle rettigheder i forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger.

6.2

Du har i den forbindelse ret til at:

• anmode om at få indsigt i, hvilke oplysninger om dig, vi har indsamlet og brugt i vores behandling af din ansøgning (se databeskyttelsesforordningens artikel 15),

• anmode om, at vi berigtiger de personoplysninger, vi behandler om dig (se databeskyttelsesforordningens artikel 16),

• anmode om, at vi sletter de personoplysninger, vi behandler om dig (se databeskyttelsesforordningens artikel 17),

• anmode om, at vi begrænser vores behandling af dine personoplysninger (se databeskyttelsesforordningens artikel 18),

• anmode om dataportabilitet i det omfang, dette måtte blive aktuelt (se databeskyttelsesforordningens artikel 20), samt

• gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger (se databeskyttelsesforordningens artikel 21).

6.3

Dine personoplysninger vil blive behandlet med den nødvendige sikkerhed og fortrolighed i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 32, og oplysningerne vil alene være tilgængelige for et begrænset antal medarbejdere, for hvem adgangen til personoplysningerne er nødvendig og relevant.

6.4

Det bemærkes, at klagere ikke på forhånd kan garanteres anonymitet. Selv når sagen behandles internt i Tårnbyhuse, vil den, der klages over, kunne få oplyst, hvorfra oplysningerne i klagesagen stammer. Det vil herefter bero på en konkret vurdering, om Tårnbyhuse kan undtage klagers eller eventuelle vidners navne.

6.5

Du kan læse mere om databeskyttelseslovgivningen og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside.

Gå til Datatilsynets hjemmeside (åbner ny side)

6.5.1

Du har som nævnt ret til at gøre indsigelse over vores behandling af dine personoplysninger, og du kan – hvis du fx ikke er enig i vores afgørelse i forhold til din indsigelse – klage over vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet (se kontaktoplysninger nedenfor).

———————————-

Datatilsynet Carl Jacobsens Vej 35

2500 Valby

Tlf. 33 19 32 00

dt@datatilsynet.dk